効果的な会議を運営するには、いつどこで集まるかをチームに知らせるだけでは足りません。より良い会議にするために、新しいアイデアを出し、情報を集め、意思決定を行うためのチームの集まり方を変える、5つの裏ワザを紹介します。
1. 会議の人数を適切な規模に絞る
会議に招待する人が少ないほど、会議は速く、効率よく進みます。人を呼びすぎるのはよくある間違いで、混乱や停滞、時間の無駄につながります。
次に会議を設定するときは、誰を何人招待するのか、話し合いたい内容と関係があるのか、そのテーマに本当に貢献できるのかを考えてみましょう。
2. アジェンダを決めて、守る
進行の構成がないせいで、脱線してしまった会議に何度参加したことでしょう。誰かが進行計画を用意していれば避けられたはずです。計画は、Sorted³のようなアプリを使えばとても簡単に作れます。
会議の前に、全員にアジェンダを送り、どんなテーマを扱うのかをはっきりさせましょう。何を話し合うのかを前もって知っていれば、参加者は準備をしてくる可能性が高まり、全員の時間を最大限に活かせます。
明確なアジェンダがあれば、大事なポイントを順番に片づけやすくなるだけでなく、全員の集中力も保たれ、会議への緊張もやわらぎます。
3. 時間制限を設ける
会議でよく聞く不満は、アジェンダにまだ扱っていない項目が残っているのに、時間切れになってしまうことです。
タイマーを使って、テーマごとに制限時間を決めれば避けられます。そうすると、リストの後ろのほうにある項目への全員の意識が高まります。また、時間管理の責任が、主催者（あるいは誰も）から、グループ全体に移ります。そのテーマの議論を続けるか、次に進むかを決めるのは、みんなの責任になります。
4. すべてを録音する
会議が長くても短くても、最初から最後まで意識を張りつめておくのは難しいものです。この課題には、シンプルな解決策があります。すべての会議を録音することです。
会議を録音すると、次のことができます。
- 細部まで漏れなく記録できます。
- たくさんメモを取る必要がなくなるので、集中力と参加意識が高まります。
- チームに送るフォローアップのタスクやアクションアイテムを入力する時間を減らせます。
- 会議室の外でも、効果的に共同作業ができます。
- 議論を、全員（会議に出席していなかった人も）が使える、価値ある情報資源に変えられます。
すべての会議を録音しながら、同時に入力でアイデアを書き留められる理想的なアプリをお探しなら、Notedと、その独自の機能をご覧ください。
タイムスタンプ
入力した内容にはすべて、会議の録音に合わせたタイムスタンプが付きます。メモを取った瞬間が、音声の中に印として残ります。
#TimeTag
#TimeTag（アプリでは「#時間タグ」）を付けて、#締め切り、#やること、#アクションなどに印を付けておけば、ワンタップで音声の大事な場面へ直接ジャンプできます。
スキップ
早送りと巻き戻しで、会議の中のいちばん大事な場面へすばやく移動できます。
それだけではありません。会議のメモをチームにかんたんに共有して、常に全員が同じ認識を持てるようにもできます。
Notedは、あなたのように働く人や会議に参加する人が、いつでもどこでも素晴らしいアイデアを記録できるように作られています。今すぐダウンロードして、会議のメモの取り方を変えるさらに多くの機能を見つけてください。
5. 立って話す
オフィスに戻って対面の会議をしているなら、椅子に座って、ぐったりもたれ、ノートパソコンを開いて、ぼんやりしてしまいがちなことはよくご存じでしょう。そのせいで会議は長引き、効果も下がります。
いつも座って会議をしているなら、次は立ったまま試してみましょう。立っていると、目の前のテーマに集中しやすくなります。全員がアジェンダをできるだけ早く終わらせたくなるので、会議が早く進み、時間の使い方も効率的になります。
より良い会議にしましょう！
チームリーダーなら、これらの裏ワザの一部またはすべてを取り入れてみてください。チームのメンバーなら、会議がもっと生産的になるよう、提案してみるのもいいでしょう。
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