효과적인 회의를 이끄는 일은 팀원들에게 언제 어디서 모일지 알리는 것만으로는 부족합니다. 더 나은 회의를 열 수 있도록, 팀이 모여 새로운 아이디어를 내고 정보를 모으고 결정을 내리는 방식을 바꿔 줄 요령 다섯 가지를 소개합니다.
1. 회의 인원을 적당하게 유지하세요
회의에 초대하는 사람이 적을수록 회의는 더 빠르고 효율적으로 진행됩니다. 너무 많은 사람을 초대하는 것은 혼란과 정체, 시간 낭비로 이어지는 흔한 실수입니다.
다음에 회의를 잡을 때는 누구를, 몇 명이나 초대하는지, 그들이 논의할 사안과 관련이 있는지, 주제에 실질적으로 기여할 수 있는지 생각해 보세요.
2. 안건을 정하고 지키세요
구조가 없어 회의가 엉뚱한 방향으로 흘러간 적이 얼마나 많으셨나요! 누군가 계획만 세워 두었다면 피할 수 있었을 일입니다. Sorted³ 같은 앱을 쓰면 그런 계획을 아주 간단히 만들 수 있습니다.
회의 전에 모든 참석자에게 안건을 보내 어떤 주제를 다룰지 분명히 알려 주세요. 무엇을 논의할지 미리 알고 있으면 준비해 올 가능성이 높아지고, 모두의 시간을 가장 알차게 쓸 수 있습니다.
명확한 회의 안건은 핵심 사항을 순서대로 다루기 쉽게 해 줄 뿐 아니라, 모두가 집중력을 유지하고 회의에 대한 긴장을 가라앉히는 데도 도움이 됩니다.
3. 시간 제한을 두세요
회의에 대한 흔한 불만은 다뤄야 할 안건이 아직 남았는데 시간이 다 되어 버린다는 것입니다.
타이머를 사용해 주제마다 시간 제한을 정하면 이를 피할 수 있습니다. 이렇게 하면 목록 아래쪽에 있는 항목에 대해서도 모두가 더 의식하게 됩니다. 또한 시간 관리의 책임이 주최자(또는 아무도 아닌 상태)에서 그룹 전체로 옮겨 가, 한 주제를 계속 논의할지 넘어갈지를 함께 판단하는 공동의 책임이 됩니다.
4. 모든 내용을 녹음하세요
회의가 길든 짧든, 매 순간 정신을 바짝 차리고 있기는 어렵습니다. 이 문제에는 간단한 해결책이 있습니다. 모든 회의를 녹음하는 것입니다.
회의를 녹음하면…
- 모든 세부 내용을 빠짐없이 담을 수 있습니다.
- 방대한 노트를 작성하지 않아도 되므로 집중력과 참여도가 높아집니다.
- 팀에 보낼 후속 작업과 실행 항목을 입력하는 시간이 줄어듭니다.
- 회의실 밖에서도 효과적으로 협업할 수 있습니다.
- 토론 내용을 모두가(회의에 참석하지 못한 사람까지) 활용할 수 있는 소중한 정보 자원으로 바꿀 수 있습니다.
모든 회의를 녹음하면서 동시에 떠오르는 아이디어를 입력해 둘 수 있는 앱을 찾고 계신다면, Noted와 Noted만의 기능을 확인해 보세요.
타임스탬프
입력하는 모든 내용이 회의 녹음에 타임스탬프로 연결되어, 오디오에서 각 노트를 작성한 순간을 표시합니다.
#타임태그
#deadline, #todo, #actionpoint 등을 표시하는 #타임태그를 추가하면 탭 한 번으로 오디오의 핵심 순간으로 바로 이동할 수 있습니다.
건너뛰기
앞으로 건너뛰거나 되감아 회의에서 가장 의미 있는 순간으로 빠르게 이동하세요.
이것이 전부가 아닙니다. 회의 노트를 팀과 쉽게 공유해 모두가 늘 같은 내용을 볼 수 있도록 할 수도 있습니다.
Noted는 여러분 같은 직장인과 회의 참석자가 언제 어디서나 훌륭한 아이디어를 기록할 수 있도록 만들어졌습니다. 지금 다운로드하고 회의 노트를 기록하는 방식을 바꿔 줄 더 많은 기능을 만나 보세요.
5. 서서 하세요
사무실로 복귀해 대면 회의를 하고 계신다면, 의자에 앉아 몸을 늘어뜨리고 노트북을 켜 놓고 멍하니 있기가 얼마나 쉬운지 아실 겁니다. 그러면 회의는 길어지고 효율은 떨어집니다.
평소 앉아서 회의를 한다면 다음 회의는 서서 해 보세요. 사람들은 서 있을 때 눈앞의 주제에 더 잘 집중하고, 모두가 안건을 최대한 빨리 마치고 싶어 하므로 회의가 더 빨리 끝나 시간 효율도 높아집니다.
더 나은 회의를 만들어 봅시다!
팀 리더라면 이 요령 중 일부 또는 전부를 적용해 보세요. 팀원이라면 회의가 더 생산적이 될 수 있도록 언제든 제안해 보세요.
이런 요령을 더 알고 싶으신가요? LinkedIn, X, Instagram에서 저희와 소통하거나 뉴스레터를 구독하세요! 🚀