新しい職場の最初の1か月は、忙しい人から一度きりで受ける説明が、毎日10件ほど続きます。
経費精算のやり方、リリース用チェックリストの置き場所、誰の承認が要るのか、金曜のルール。うなずきながら数語だけメモしても、3週目には「金曜のルール」という意味のわからない5文字が残っているだけ。
結局、もう一度聞くことになります。誰でもそうです。でも、説明を受けるその場に集中しながら、あとで必要になったときにも全部手元にある、そんな方法があります。
説明ごとに、メモを1つ
メモの名前は、相手の名前とテーマにします。「山田さん、経費精算」「佐藤さん、リリースのチェックリスト」。「あとで聞き直せるように、録音してもいいですか」とひと言断れば、たいていは快く応じてもらえます。そのあとはスマートフォンを置いて、録音を始め、話を聞きましょう。
説明を書き取ろうとしなくて大丈夫です。あとで探すときに使う言葉だけを入力します。
- 経費精算
- 3,000円未満の領収書
- 承認者
- 金曜のルール
メモはこれだけです。4行で、各行には入力した瞬間の録音の位置が記録されます。説明は録音が持っていて、メモは、そこへ戻るための目印になれば十分です。
3週間後
金曜日。「金曜のルール」が思い出せません。
メモを開いて、「金曜」で検索します。Notedがその行まで移動してくれます。行の横の時刻をタップすると、上司がその説明をしている声が流れます。自分で書いた3語のメモではなく、本人の言葉で。
メモだけの場合と、録音に紐づいたメモの違いはここにあります。検索で行を見つけ、タップでその瞬間を再生する。相手の言葉をそのまま聞き直せるので、二度聞く必要はありません。
Macでは、ほかの書類と同じように⌘Fで検索できます。
何度も聞いてしまうことは、まとめて
新しい職場の説明は、すべて1つのノートブックにまとめておきます。たとえば「VPN」「勤怠」「あの件」といった言葉がまた出てきたら、ノートブックの中を検索すれば、その言葉が出てくるメモがすべて見つかり、どの行も話された瞬間へワンタップで戻れます。
特に何度も見返しそうな説明は、文字起こしをしておきましょう。文字起こしはデバイス上で行われるので、音声が外に出ることはありません。説明そのものを文字として検索できるようになり、目印だけに頼らなくて済みます。
1か月後に手元に残るもの
1か月たつと、新しく入った人にはなかなか手に入らないものが残ります。受けた説明のすべてが、話してくれた本人の言葉で、たった1つの単語から見つかる状態で。
その場では、メモに追われず、しっかり聞くことができました。そして、あとからすべてを聞き直せます。
App StoreでNotedを入手、またはMac App Storeで入手。
その場にいて、録音は残しておきましょう。